1) Что должно быть настроено заранее (чтобы сверка вообще имела смысл)
Карточка контрагента (Создается в разделе «Поставщики»)
Проверьте, что для поставщика в айко корректно заведено:
В разделе «Поставщики» → Создать → Имя в системе → Ценовые категории→ Тип поставщика-поставщик → Признак агента→ Указываем галочку на поставщика → В дополнительной информации проставляем подразделения и Юр. Лица → Во вкладке Юр. Лицо проставляем ИНН, КПП, Банк, Бак, Расч. счет, Кор. Счет → По необходимости указываем контроль цен.
Остальную информацию прописать по желанию
Важно: если один и тот же поставщик заведён в системе два раза (“ООО Ромашка” и “Ромашка”), сверка будет постоянно “плыть”.
Документы, которые должны быть оформлены именно документами
Чтобы сверка не превращалась в “у меня в голове так было”, в системе должны отражаться:
- приходы (накладные/поступления)
- возвраты поставщику (если делаете)
- корректировки (если бывают)
- оплаты (полные/частичные)
2. Анализ кредиторской задолженности («Что должны мы»)
Для систематизации кредиторской задолженности и проведения взаиморасчетов рекомендуется следующий порядок действий.
Шаг 1: Формирование Акта сверки
Перейдите в раздел «Поставщики» или «Гости» в зависимости от типа контрагента.
Выберите из списка необходимого контрагента и нажмите кнопку «Акт сверки».
Шаг 2: Работа с Актом сверки
В открывшемся документе автоматически указывается выбранный контрагент. Задайте требуемый период для анализа.
В отчете будет представлена детализированная таблица, содержащая по каждой операции:
Дату документа или транзакции.
Наименование (описание операции).
Суммы по Дебету и Кредиту.
Обратите внимание: На каждую оплаченную приходную накладную система автоматически создает платежный документ с привязкой к номеру исходной накладной.
Шаг 3: Выявление неоплаченных обязательств
Для целенаправленного поиска неисполненных обязательств перед поставщиками:
Перейдите в отчет «Задолженность перед контрагентами».
Задайте параметры отчета: период, конкретного контрагента и подразделение.
В результате сформируется список. Неоплаченные накладные за выбранный период будут выделены (например, цветом или маркером).
Шаг 4: Проведение оплаты
Для погашения выявленной задолженности:
В списке неоплаченных накладных откройте нужный документ.
Выберите действие «Оплатить».
В открывшейся форме укажите: дату оплаты, расчетный счет, статью движения денежных средств (ДДС) и сумму платежа. Оплата может быть произведена как в полном объеме, так и частично.
Шаг 5: Контрольная сверка ключевых показателей
Перед завершением процедуры сверки убедитесь в соответствии трех ключевых показателей:
Сальдо на начало периода (должно совпадать с итоговым сальдо из предыдущей сверки).
Оборот по документам (накладным) за период.
Оборот по оплатам за тот же период.
→ На основании этих данных формируется итоговое сальдо на конец периода.
Важно: Если хотя бы один из этих трех показателей не сходится, дальнейший анализ теряет смысл. В этом случае необходимо сначала выявить и устранить причину
3) Как готовить акт сверки и что проверять перед подписью
Акт сверки — это не “формальность”, а страховка от сюрпризов вроде:
“Мы вам в прошлом месяце прислали накладную, вы её не провели — оплатите ещё раз”.
Что включить в акт сверки
- период
- перечень документов (накладные, возвраты, корректировки)
- перечень оплат (с датами и суммами)
- итоговое сальдо на конец периода
Перед подписью проверьте 6 вещей
- Контрагент один и тот же (нет дублей карточек в iiko)
- Период одинаковый (у вас “01–31”, у них “с 25 по 25”)
- Документы проведены (не “черновики”/не “непроведенные”)
- Возвраты учтены
- Корректировки/скидки/бонусы отражены
- Оплаты привязаны к нужному контрагенту (частая проблема при нескольких юрлицах)
4) Типовые причины расхождений и как их находить быстро
1) Не проведённые документы
Симптом: у поставщика накладная есть, у вас “не видно”.
Где копать: список приходных документов за период, статусы, даты.
2) Разные даты (документ vs фактическая поставка)
Проблема: “вот накладная”, но она попала в другой месяц.
Решение: договоритесь о едином правиле: сверка по датам документов или по датам поступления.
3) Возвраты “живут отдельно”
Проблема: вы вернули товар, но долг не уменьшился.
Причина: возврат не оформлен документом, не откорректирован приход. Не сформирован расход.
Лайфхак: возвраты держать отдельным списком и прикладывать к акту сверки.
4) Корректировки (замены, недовоз, пересорт)
Проблема: позиции/суммы “пляшут”, особенно по весовым товарам.
Решение: фиксировать корректировку отдельным документом/актом и привязывать к конкретной накладной.
5) Оплата ушла “не туда”
Проблема: деньги ушли, долг в айко остался.
Решение: оплату провели на другого контрагента/другое юрлицо/не той датой. Провели не по тем счетам.
Проверка: список оплат за период + реквизиты контрагента.
6) Дубли контрагента
Проблема: часть документов на “Поставщик А”, часть на “Поставщик А (2)”.
Решение: объединить/закрыть дубль и привести все документы к одной карточке.
5) Быстрый алгоритм расследования (если “не бьётся”)
- Сальдо на начало. Если не совпало — проблема в прошлых периодах или в разных правилах сверки.
- Документы. Сверяем список накладных/возвратов по датам и номерам.
- Оплаты. Сверяем список оплат (дата, сумма, назначение) и контрагента/юрлицо.
- Корректировки. Ищем бонусы, зачёты, сторно, частичные возвраты.
- Дубли. Проверяем, не ведёте ли вы одного поставщика “в двух карточках”.
6) Чек-лист “раз в месяц” для управляющего/бухгалтера
Управляющий (20–30 минут)
- Выгрузить/сформировать взаиморасчёты по ТОП-10 поставщикам
- Проверить: есть ли “аномальные” долги (резко выросли/в минус ушли)
- Отдельно проверить поставщиков с возвратами и весовой продукцией
- Зафиксировать расхождения списком: поставщик → сумма → причина (предположительно)
Бухгалтер/финансист (40–90 минут)
- Сверить документы: накладные/возвраты/корректировки за период
- Сверить оплаты: все ли привязаны к нужному контрагенту и организации
- Подготовить акт сверки и отправить поставщику
- Получить подписанный акт / зафиксировать разногласия
- Закрыть расхождения: провести документы, поправить даты, оформить корректировки
Остались вопросы? Заполните заявку, специалисты Ресто Линк свяжутся и проконсультируют