1. Подготовка документа прихода
Что нужно подготовить заранее
- Накладная/УПД/Торг-12 от поставщика (скан или печатный оригинал).
- Реестр позиций — Здесь для удобства вы создаете внешние товары. Далее создаете прайс-лист поставщика. (Поставщики-выбираете поставщика- сверху кнопка «Прайс-лист»). Где стрелки, выбираете настройки под ваш учет.
- Доступы: пользователь с правами на создание приходных документов в Бэк Офис (Back Office iiko) (B_STO)
Перед началом приёмки
- Откройте Бэк Офис Back Office → Товары и склады/ Накладные/ Создать/ Приходная накладная.
- Проверьте справочник товаров у поставщика: во внешних товарах должны быть созданы товары с единицами измерения. Если карточек нет — создайте заранее или заведите в процессе приёмки.
- Подготовьте номер накладной поставщика его удобно вбивать в документ прихода для дальнейшей сверки и поиска.
Совет по оформлению
Всегда вносите в документ номер накладной/УПД и дату поставки, указывайте поставщика и ответственное лицо при приёмке. Это ускорит поиск, и при выгрузке в 1С будет подтягиваться эта информация.
2. Ввод на склад (пошаговая приёмка)
В айко «прием на склад» чаще означает фиксацию фактического прихода на склад/в оборот и создание документальной основы. Ниже — общий пошаговый сценарий.
Шаг 1 — создать приходный документ
- В айко Бэк Офис iiko Back Office откройте: Склад / Накладные / Создать/ Приходная накладная.
- Во вкладке основные свойства выберите поставщика, склад (куда принять товар), укажите номер накладной/УПД и дату.
Номер документа заполняется автоматически, далее заполняете фактические данные. День приема, концепция (если предусмотрена), номер входящего документа, комментарий по усмотрению.
Если в накладной товары из разных складов, напротив склада нужно снять галочку «оприходовать на склад»
Шаг 2 — добавление позиций
- Выбирайте позиции по названию либо по артикулу.
- Если настроены внешние товары, можем выбрать по ним, товары из вашей базы добавятся автоматически.
- В таре указывайте правильную единицу (ящик, коробка, шт, кг) — это важно для остатков.
- Вводите единицу тары, цена за единицу, НДС%, база высчитает сумму НДС автоматически.
- Выберите склад на который нужно оприходовать товар.
Шаг 3 — фиксация количества и проверка цен
- При сверке с накладной проверьте количество по каждой позиции.
- Проверьте цену поступления— для последующего расчёта себестоимости и отчётности.
- При расхождениях (повреждение, недостача) позицию не нужно вносить, а в комментарии указать по какой причине расхождение.
Шаг 4 — Доставка и оплата
Во вкладке доставка и оплата заполните срок оплаты (в последующем дату оплаты), доставка в срок и соответствует ли доставка фактическому заказу.
Документы, которые нужно сохранить
- Скан/фото накладной/УПД.
- Акт приёмки (внутренний) с подписью ответственного.
- Акт несоответствия (если есть) и коммуникация с поставщиком.
4. Ошибки и откат — что делать при неправильном вводе
Частые ошибки
- Неправильная фасовка (штуки вместо коробок).
- Неправильный артикул/карточка товара.
- Ошибка в количестве (пересчитали неправильно).
- Проведен неверный приход (неправильный поставщик, дата или склад).
Как откатить/исправить
- Если документ ещё не проведён — просто исправьте и сохраните.
- Если документ проведён: Зайдите в приходную накладную, Скорректируйте нужную информацию, далее сохраните документ, База потребует перепроведение документа. Нажмите «Да»,Документ исправлен и перепроведен.
Если база не дает перепровести документ
Может быть только 2 причины: у сотрудника нет прав на перепроведение документов. Уже закрыт период редактирования документов (60 дней) Как решить?
- Выдать права на перепроведение документов.
- Подать заявку на открытие периода в вашу обслуживающую компанию. Здесь нужно знать что при открытии периода «поплывет» себестоимость товаров.
Практические рекомендации
- Всегда фиксируйте причину корректировки в комментарии к документу и указывайте ответственных.
- Проверяйте тару, суммы, актуальность товара и склад поступления.
- Контроль остатков: после проведения прихода всегда проверяйте отчет «Остатки по складам» и сверяйте с ожидаемыми значениями.
- Есть скан/оригинал накладной/УПД/ ТОРГ-12
- Номер заказа внесён в документ прихода.
- Все расхождения помечены и оформлены внутренними актами с подписью представителя поставщика.
Правильный ввод прихода по накладной в айко — это сочетание аккуратной приёмки, точной работы с карточками товаров и корректной документальной фиксации расхождений. Налаженные процедуры экономят время, снижают ошибки и упрощают сверки с поставщиками и бухгалтерией.
Если нужно — команда ООО Ресто Линк поможет: обучим персонал и проведём аудит текущей процедуры приёмки. Пишите нам или оставьте заявку — подготовим план и проверим первые приходы вместе с вами.