1. Где фиксировать расход одноразовой посуды в системе айко
Чтобы правильно учитывать одноразовую посуду (стаканы, ложки, контейнеры, салфетки и т.п.), нужно заранее завести её как товар/материал в справочнике и настроить процессы списания.
Практические шаги в айко (инструкция для бэк офис):
1. Завести карточки товаров:
o Бэк офис айко (Back Office) → Справочники → Товары / Номенклатура — создайте позиции: : «Стакан одноразовый 250 мл», «Ложка одноразовая», «Контейнер 500 мл» и т. п
*Добавить товар:
Добавить → Основные свойства → указать название → тип номенклатуры указать товар → Единица измерения → указать шт → указать фасовку (упаковка/шт) Дополнительная информация → Уровни запасов → Указать минимальные остатки → Товары поставщиков → указать поставщика
2. Отметить как расходный материал: добавьте в описание или в отдельную метку/группу, чтобы быстро фильтровать расходники.
3. Способы списания: выберите один из трёх подходов:
o Списывать через технологическую карту (рекомендуемый для блюд с одноразовой посудой): добавьте одноразовую посуду в блюдо ( с указанием количества единиц на порцию). Тогда при продаже блюда айко автоматически спишет нужное количество.
o Списывать через модификатор: Необходимо создать модификаторы (с собой/ в зале), прикрепить, как обязательный модификатор к блюдам. В таком случае будет автоматически списываться, если гости берут еду с собой, но если гости покупают еду в зал упаковка списываться не будет, тк одноразовая посуда не расходуется.
o Авто-добавление в чек: настроить отдельный SKU «Пакет / Ложка» и при продаже добавлять его автоматически в заказ (или сотрудник вручную добавляет).
o Списания: если автоматизация невозможна, делайте ежедневные/еженедельные списания по документу «Списание» на основании фактических выдач/поставок.
Почему важно заводить как товар: только тогда айко будет фиксировать движения, формировать проводки и показывать отчёты по остаткам и списаниям.
2. Автоматизация списаний
Автоматизация сокращает ручную работу и потери. Вот последовательность и способы:
Вариант А — через технологическую карту (автосписание при продаже)
- Добавьте одноразовую посуду в состав блюда с указанием количества. При продаже блюда система спишет позицию автоматически. Подходит для столовых/доставок, где одноразовая тарелка/ложка идёт вместе с блюдом.
Плюсы: точное списание, простая сводка по продажам.
Минусы: если использование одноразовой посуды подходит не всегда (например, гость покупает напиток в зале без одноразовой посуды, а в многоразовом стакане), потребуется отдельная логика.
Вариант Б – через модификаторы
- Необходимо создать модификаторы.
*Создание модификаторов:
Номенклатура → Добавить → Название (Пример: «Напиток с собой») → Тип номенклатуры (модификатор) → Указать бухгалтерскую категорию и родительскую группу. Единица измерения → порц./шт. Технологическая карта → добавить необходимый товар (Пример: стакан одноразовый) → Сохранить закрыть
Создать второй модификатор. Номенклатура → Добавить → Название (Пример: «Напиток в зале») → Тип номенклатуры (модификатор) → Указать бухгалтерскую категорию и родительскую группу. Единица измерения → порц./шт. Технологическую карту оставить пустой → Сохранить закрыть
Оба модификатора добавить в общую группу родительскую. (Пример: «МК посуда для напитков»)
Далее необходимо прикрепить созданные модификаторы к необходимому блюду. Открываем необходимое блюдо (Пример: «Лимонад сезонный»)
Основные свойства → Модификаторы → Добавить → Добавить групповой модификатор → Выбрать ранее созданную папку «МК посуда для напитков» → Указать минимальный и максимальное количество модификатора к Лимонаду. Минимум и максимум 1шт. Указать «галочкой» в колонке «Обязательный». Для того, чтобы модификатор пробивали обязательно без возможно его обхода.
Плюсы: точное списание, простая сводка по продажам, точный учет упаковки, гибкость (работает для доставки/выноса).
Минусы: нет
Вариант В — Отдельная кнопка
- Настройте правило/скрипт (или инструкцию кассиру) добавлять в заказ позицию «Пакет/стакан/ложка» при типах выдачи (доставка/на вынос).
Плюсы: гибкость (работает для доставки/выноса).
Минусы: требует настройки правил добавления или дисциплины персонала.
Вариант Г — периодическое списание по фактической выдаче
- Если автоматизировать нельзя: ведите ежедневные акты выдачи одноразовой посуды (кладовщик/менеджер считает выданные коробки) и оформляйте документ списания в iiko.
Плюсы: подходит при сложной выдаче и бонусах.
Минусы: ручная работа, риск ошибок, нет точного учета.
Проверка
Используйте инвентаризацию для проверки фактических остатков (минимум раз в месяц).
4. Советы по оптимизации расхода одноразовой посуды
- Стандартизируйте правила выдачи. Опишите регламент: сколько ложек/стаканов на один заказ, что входит в «комплект» при доставке. Это снижает излишние выдачи.
- Пересмотрите фасовки — часто выгоднее закупать большие упаковки (мешками/коробками) и фасовать на точке. Сокращает стоимость за единицу.
- Контроль выдачи при доставке: автоматическое добавление позиции «одноразовая посуда» в заказ доставки минимизирует потери и фиксирует расход.
- Бережливое хранение: храните одноразовую посуду в закрытых местах, выдачу — через ответственное лицо, чтобы снизить кражи/самовольную выдачу.
- Анализ ассортимента: иногда можно заменить часть одноразовой посуды на многоразовую в точках с посадкой на месте — это долгосрочная экономия и снижение отходов.
- Автоматический мониторинг: выгружайте раз в неделю обороты и анализируйте тенденции.
Контрольный чек-лист перед расчетом расхода на месяц
- Все позиции одноразовой посуды заведены как товары в айко.
- Выбрано и настроено правило списания (технологическая карта/модификатор / авто-добавление / периодическое списание).
- Проведена хотя бы одна инвентаризация по расходникам за месяц для валидации нормы.
Расчёт расхода одноразовой посуды в айко — это сочетание правильной учётной модели (завести товары и настроить способ списания), корректной методики расчёта нормы на гостя и регулярной проверки через отчёты и инвентаризации. Автоматизация через рецептуры или авто-добавление помогает достичь точности и снизить ручные списания.
Если хотите — команда ООО Ресто Линк может: помочь завести номенклатуру, настроить автосписания по рецепту/чеку, подготовить шаблон импорта для массовых списаний и провести тестовую инвентаризацию. Пишите на support@restolink.ru — подготовим план и расчёт по вашим данным.