1. Процесс инвентаризации в айко: краткие шаги и варианты проведения
В айко инвентаризацию можно организовать несколькими способами: в Бэк Офис (iikoOffice), на POS/Front-терминале и через мобильный/веб-инструмент Айко Веб (iikoWeb / мобильные приложения). Выбор метода зависит от масштаба, оборудования и регламента — мобильная инвентаризация подходит для частых и распределённых пересчётов, Office — для централизованных сличений.
Общий рабочий сценарий выглядит так:
- Подготовка: формирование списка товаров/зон, назначение ответственных, настройка расписания (если нужно регулярные проверки).
- Сбор данных: исполнители вносят фактические остатки (мобильный/терминал/бумага → ввод в iiko).
- Сличение: ответственный/бухгалтер сверяет фактическое количество с учётным.
- При расхождении фактических остатков с книжным кол-вом, бухгалтер проверяет всё движение товара. Приход/расход, актуальность ТТК (по кол-ву, заложена ли потеря, есть ли версионность), акты списания/разбора/приготовления/переработки. Правильно ли выбран склад при приеме товара.
- Ответственный сотрудник проводит пересчет на складе позиций с расхождениями.
2. Удаление инвентаризации — что происходит и какие последствия
Можно ли просто удалить документ инвентаризации?
- Да. В Айко возможны операции удаления или отмены документов, однако поведение зависит от статуса документа (проведён/не проведён), и прав пользователя.
Последствия удаления документа:
- Проведённый- нужно будет распровести (только в открытом периоде) при этом все движение товара вернется в тот вид, который был до проведения инвентаризации. После этого удалить документ.
- Непроведённый документ можно удалить, при этом ничего не затронется в базе, а документ останется в «удаленных», его можно будет восстановить без изменений внутри документа.
- При удалении документа история его изменений не меняется. Восстанавливая документ можно будет посмотреть историю изменений.
Восстановление через резервную копию
- Если у вас есть резервная копия базы данных до момента проведения инвентаризации, можно восстановить базу, но это радикальный шаг — он вернёт всё состояние системы к моменту бэкапа, и вы потеряете все последующие документы. Используйте только если ошибка критична и другие способы не помогают.
Процесс восстановления — краткая последовательность:
- Оцените объём изменений (сколько документов/проводок пострадало).
- Попробуйте отменить проведение или сделать корректирующую инвентаризацию.
- При необходимости — восстановление из бэкапа под контролем ИТ/администратора и бухгалтера.
Рекомендации:
- Не удаляйте автоматически проведённые инвентаризации «по-быстрому», для начала можно распровести документ и внести изменения.
- При внесении остатков сохраняйте документ. При потере связи с сервером удаляется информация.
- Удаление документа удалит также бухгалтерские проводки по счетам.
4. Как фиксировать излишки и недостачи.
Правильный документооборот
Все фактические остатки являются «эталонными». Не имеет значения какое товародвижение было до инвентаризации, после проведения остатки на складах будут по инвентаризации.
- После сличения проведите документ инвентаризации.
- Весь результат инвентаризации будет отражен в документе, при выходе из документа можно будет увидеть суммарный итоговый результат.
- При излишке:
- Автоматически кол-во излишков появится на складе.
- Излишки проводятся по счету «излишки инвентаризации» При внутренних правилах можно будет провести по счетам, указанным бухгалтером.
- При списании недостачи
- Автоматически кол-во недостачи отобразится на складе.
- Недостачи проводятся по счету «Недостача инвентаризации» При внутренних правилах можно будет провести по счетам, указанным бухгалтером.
- Важно: конкретные счета и проводки зависят от плана счетов вашей компании и принятых локально правил. iiko формирует внутренние проводки по счетам установленным по умолчанию, но окончательно отражение в бухгалтерии должно согласовываться с вашим бухгалтером.
- Сумму недостачи по инвентаризации можно автоматически провести по ответственным сотрудникам в бланке инвентаризации. Это актуально если в айко ведется учет заработной платы.
5. Лучшие практики — как избежать проблем с удалением и расхождениями
- Регламент действий: опишите в регламенте, кто и при каких условиях может удалять/отменять инвентаризацию. Запретите удаление проведённых документов без согласования с бухгалтерией и ИТ.
- Корректировка через документы, а не «удаление в панике»: при ошибке делайте корректирующие инвентаризации или отмены проведения — это сохраняет историю и минимизирует риск нарушения учёта.
- Регулярные сверки: ежедневные/еженедельные сверки по ключевым позициям и автоматические оповещения при превышении допустимых отклонений.
- Обучение персонала: проведите инструктаж по заполнению бланков, работе с мобильной инвентаризацией и обработке расхождений (чётко прописанные шаги «что делать при найденной недостаче»).
Контрольный чек-лист (быстро)
- Есть резервная копия базы.
- Проведённый документ не удаляют без согласования бухгалтерии.
- При ошибке сначала пробуем «Отменить проведение»
- Акты/проводки по излишкам/недостачам оформлены и экспортированы в бухучёт с пометками.
- Журнал исправлений и ответственные за операции фиксируются автоматически в журнале событий.
Можно ли автоматизировать оповещение при превышении допусков?
Да — в Айко Веб iikoWeb / айко настройках инвентаризации есть опции уведомлений и допустимых отклонений, которые отправляют напоминания ответственным.
Если хотите убедиться, что инвентаризация в айко настроена без «дыр» и лишних ручных операций, команда ООО Ресто Линк может помочь: разберём текущий процесс, настроим документы и права, подготовим регламент и обучим сотрудников работе с инвентаризациями и расхождениями. Оставьте заявку на сайте или напишите нам — подготовим план действий под ваше заведение и поможем пройти одну-две инвентаризации вместе с вами.