Учёт транспортных расходов в айко: отдельный расход или часть себестоимости товара

При закупке продуктов ресторан нередко оплачивает не только сами товары, но и их доставку. Поставщик может включить транспортные услуги в общую сумму документа, выделить их отдельной строкой или выставить отдельный акт.

Возникает вопрос: как вести учёт транспортных расходов в айко? Можно отнести доставку на отдельную статью затрат либо распределить её стоимость между закупленными товарами.

Оба варианта допустимы с точки зрения управленческого учёта, но дают разный результат:

• при отдельном учёте доставка отражается как операционный расход;

• при включении в закупочную стоимость доставка увеличивает себестоимость товаров, а затем — себестоимость приготовленных блюд.

Разберём, когда подходит каждый вариант, как отразить доставку поставщика в айко и что проверить после проведения документов.

Что относится к транспортным расходам ресторана

К транспортным и логистическим затратам могут относиться:

Ежемесячные расходы на содержание автомобиля управляющего обычно относятся к общим операционным затратам и не должны автоматически увеличивать стоимость сырья.

Два способа учитывать доставку поставщика в айко

Основных вариантов два.

Вариант 1. Доставка как отдельный операционный расход

Стоимость перевозки не распределяется по товарам. Она отражается на отдельной статье расходов, например:

При этом в приходной накладной остаётся только стоимость самих товаров.

Вариант 2. Доставка как часть закупочной стоимости

Транспортные расходы распределяются между позициями приходной накладной и увеличивают их цену поступления. В результате в себестоимости товара учитывается не только цена поставщика, но и часть затрат на его доставку. В iiko приходная накладная используется для регистрации поступления товаров на склад, а в отдельных конфигурациях предусмотрена возможность включать стоимость услуг в цену поступивших товаров. Способ распределения дополнительных расходов зависит от настроек системы и используемой версии.

Когда доставку лучше учитывать отдельным расходом

Отдельный учёт удобен, когда транспортные расходы:

Например, ресторан ежемесячно платит транспортной компании 30 000 рублей за несколько доставок от разных поставщиков. Определить, какая часть суммы относится к мясу, овощам или напиткам, сложно и экономически нецелесообразно.

В этом случае расходы на логистику ресторана можно показать отдельной строкой в отчёте о прибылях и убытках.

Преимущества метода

Недостатки метода

Как отразить доставку как отдельный расход

Если перевозка учитывается отдельно, её не нужно добавлять в стоимость товарных позиций.
Общий порядок выглядит так:

Шаг 1. Создайте статью расходов

Можно использовать одну из формулировок:

Если расходы существенные, доставку поставщиков лучше не объединять с курьерской доставкой заказов гостям. Это разные бизнес-процессы.

Шаг 2. Укажите поставщика услуги

Услугу может оказывать:

Если товары поставляет одна организация, а перевозку выполняет другая, в iiko должны использоваться разные контрагенты.

Шаг 3. Оформите получение услуги

В конфигурациях с финансовым учётом полученная услуга может отражаться через акт приёма услуг. В документации iiko такой документ создаётся в разделе финансов, а в его шапке указывается организация, на которую относятся расходы.
В документе обычно заполняют:

Шаг 4. Отразите оплату

Оплата транспортной услуги отражается отдельно:

Если поставщик выставил один счёт за товар и доставку, важно правильно разделить товарную задолженность и сумму услуги.

Шаг 5. Проверьте отчёты

После проведения операций нужно проверить:

Когда доставку лучше включать в себестоимость товара

Включение транспортных расходов в закупочную стоимость целесообразно, когда доставка:

Такой подход особенно актуален для:

Например, ресторан купил морепродукты на 100 000 рублей и заплатил ещё 15 000 рублей за температурную доставку. Если учесть перевозку отдельно, себестоимость продукции будет занижена на 15%.

Как включить доставку в себестоимость

Чтобы включить доставку в себестоимость, её стоимость нужно распределить между товарами конкретной поставки. Сумма дополнительных расходов увеличивает цену поступления каждой позиции в зависимости от выбранного алгоритма. В iiko предусмотрена настройка алгоритма распределения стоимости услуг по товарам. Дополнительные расходы могут включаться в цену поступившего товара, но конкретный интерфейс зависит от конфигурации iikoOffice или iikoChain.

Возможные способы распределения

Стоимость доставки можно распределять пропорционально стоимости товаров или пропорционально количеству.

Наиболее универсальный способ — пропорционально стоимости товаров.

Пример распределения доставки по стоимости

Ресторан получил поставку:

Доставка составила 10 000 рублей.

Если распределять её пропорционально стоимости:

Итоговая закупочная стоимость:

После распределения доставка становится частью себестоимости товаров.

Пример изменения себестоимости единицы

Поставщик привёз 100 килограммов мяса.

Стоимость товара: 60 000 рублей

Доля доставки: 6 000 рублей

Полная стоимость партии: 66 000 рублей

Себестоимость одного килограмма:

66 000 ÷ 100 = 660 рублей

Без учёта доставки система показывала бы 600 рублей за килограмм. Разница составляет 60 рублей на каждом килограмме.
Эта разница затем повлияет на:

Что выбрать: стоимость или количество

Выбор базы распределения зависит от характера поставки.

Пропорционально стоимости

Подходит для смешанных закупок, когда товары сильно различаются по цене, например: мясо, рыба, овощи, молочная продукция.

Пропорционально количеству

Подходит только тогда, когда единицы поставки сопоставимы. Нельзя корректно распределять доставку поровну между одной бутылкой дорогого алкоголя и одним ящиком недорогой воды только потому, что в документе указано по одной позиции.

Что такое дополнительные расходы по накладной

Дополнительные расходы по накладной — это затраты, связанные с приобретением и доставкой товаров сверх их базовой цены.

К ним могут относиться:

В зависимости от учётной политики такие суммы:

Важно закрепить единый подход и применять его ко всем аналогичным операциям.

Можно ли часть доставки включить в себестоимость, а часть оставить расходом

Да, если для этого есть понятная логика. Например, транспортная компания выставила 20 000 рублей:

• 15 000 рублей — доставка конкретной партии продуктов;

• 5 000 рублей — срочный дополнительный рейс между подразделениями.

Первую сумму можно включить в себестоимость закупки, а вторую отнести на отдельную статью логистических расходов.

Нельзя делить расходы произвольно только для того, чтобы изменить финансовый результат месяца.

Как учитывать собственный транспорт

Если ресторан забирает товары самостоятельно, расходы могут включать:

Распределять все такие затраты по каждой приходной накладной обычно сложно.
Чаще их учитывают отдельными статьями:

Включать собственную логистику в себестоимость каждой партии имеет смысл только при развитом управленческом учёте и стабильной методике распределения.

Какой способ лучше для небольшого кафе

Для небольшого кафе с локальными поставщиками и незначительной стоимостью доставки обычно проще использовать отдельную статью расходов.

Например, если доставка составляет 500–1 000 рублей при закупке на 80 000 рублей, сложное распределение может не дать управленческой пользы.

Для ресторана с дорогими регулярными поставками из других регионов включение доставки в себестоимость даёт более точный результат.

Ориентироваться нужно не только на сумму, но и на влияние расходов на решения.

Что проверить после включения доставки в себестоимость

1. Итоговую сумму накладной

Сумма товаров и дополнительных расходов должна совпадать с первичными документами.

2. Распределение

Общая сумма, добавленная к товарам, должна быть равна полной стоимости доставки.

3. Цену единицы

Проверьте несколько товарных позиций и убедитесь, что цена поступления увеличилась корректно.

4. Остатки

Поступившее количество не должно измениться из-за распределения услуги.

5. Себестоимость

Постройте отчёт по движению товара или себестоимости и проверьте новую стоимость.

Проведение приходной накладной в iiko влияет на складские остатки, а товарные отчёты позволяют анализировать документы движения товаров.

6. Статью расходов

Убедитесь, что одна и та же доставка не попала одновременно в стоимость товаров и в отдельную статью расходов.

Иначе затраты будут учтены дважды.

7. Задолженность

Если доставку оказал тот же поставщик, проверьте общую сумму долга. Если перевозчик другой — задолженность должна формироваться отдельно.

Как избежать двойного учёта доставки

Одна из самых частых ошибок — сначала распределить транспортную услугу по товарам, а затем дополнительно отнести её на операционные расходы.

Например:

Фактически ресторан потратил 110 000 рублей, но в учёте будет отражено 120 000.

Чтобы избежать ошибки, в регламенте нужно указать: если доставка включена в стоимость товаров, повторно относить её на расходы периода нельзя.

Как доставка влияет на фудкост

Фудкост рассчитывается на основе стоимости ингредиентов, использованных для приготовления блюда.

Если доставка включена в стоимость закупки:

Пример

Фудкост без доставки: 250 ÷ 750 × 100% = 33,3%

Фудкост с доставкой: 265 ÷ 750 × 100% = 35,3%

Разница в два процентных пункта может быть существенной при большом объёме продаж.

Частые ошибки

Доставка всегда относится на «Прочие расходы»

Из-за этого невозможно отдельно анализировать логистику.

Услуга приходуется как товар

В системе появляется фиктивный складской остаток доставки.

Дополнительные расходы распределяются поровну

Дорогие и дешёвые товары получают одинаковую сумму, хотя их вклад в закупку различается.

Доставка включается в себестоимость всех поставок подряд

Незначительные расходы усложняют учёт, но почти не меняют результат.

Один расход учитывается дважды

Сумма распределена по товарам и одновременно отнесена на статью затрат.

Не учитывается НДС

Суммы в iiko перестают совпадать с первичными документами.

Расход относится не к той поставке

Себестоимость одной партии завышается, а другой — занижается.

Путают закупочную и продажную доставку

Доставка товара от поставщика и доставка заказа гостю — разные виды расходов.

Частые вопросы

Как отразить доставку поставщика в айко?

Если доставка учитывается отдельно, её оформляют как полученную услугу и относят на статью транспортных расходов. Если она должна увеличить стоимость товаров, сумму распределяют между позициями поставки.

Как включить доставку в себестоимость?

Стоимость перевозки распределяется по товарам пропорционально выбранной базе: стоимости, весу, количеству или вручную. После распределения цена поступления товаров увеличивается.

Нужно ли включать доставку в себестоимость блюда?

Не напрямую. Сначала доставка увеличивает закупочную стоимость ингредиентов, а уже затем новая стоимость участвует в расчёте себестоимости блюд.

Можно ли всегда учитывать доставку отдельным расходом?

Для управленческого учёта такой способ возможен, если он закреплён во внутренних правилах и даёт достаточно точную аналитику. При существенной стоимости доставки себестоимость продуктов может оказаться заниженной.

Где учитывать расходы на логистику ресторана?

Можно создать отдельные статьи: доставка поставщиков, услуги транспортных компаний, ГСМ, обслуживание автомобиля и межскладская логистика.

Как учитывать доставку, если её оказывает другой контрагент?

Приход товара оформляется от поставщика, а транспортная услуга — от перевозчика. Затем её либо относят на расходы, либо распределяют по соответствующей поставке.

Что делать, если доставка уже включена в цену товара?

Дополнительно отражать её не нужно. В iiko заносится фактическая цена из документов поставщика.

Почему после распределения не изменилась себестоимость?

Возможные причины:

Как выбрать подходящий вариант

Доставку лучше учитывать отдельным расходом, если:

Включать доставку в себестоимость стоит, если:

Главное — не менять методику от месяца к месяцу без причины. Одинаковые операции должны учитываться одинаково, иначе сравнение себестоимости и прибыли за разные периоды станет некорректным.

Специалисты Ресто Линк помогут настроить учёт транспортных расходов в iiko, проверить приходные документы, статьи затрат и алгоритмы распределения. Также можем провести аудит себестоимости и определить, не учитывается ли доставка дважды или, наоборот, не выпадает ли она из финансового результата.

Перезвоните мне