1. Подготовка файла банковской выписки (форматы)
1. Формат файла. Для штатного импорта айко ожидает выписку в формате 1C (текстовом 1C-формате), который предоставляют многие банки при выгрузке «в 1С». В выписке должно присутствовать юрлицо с ИНН, который задан в настройках системы айко. Если банк предоставляет данные в CSV или Excel, потребуются конвертеры или обработки для приведения файла к формату 1C.
2. Проверка реквизитов. Убедитесь, что в выписке указаны ваш банковский счёт и ИНН юридического лица, чтобы айко смог корректно сопоставить запись с вашим расчётным счётом в системе.
3. Кодировки и архивы. Если банк выгружает выписку в ZIP-архиве — распакуйте его. Текстовый файл предпочтительнее в кодировке UTF-8 без BOM. При использовании конвертера всегда проверяйте результат перед загрузкой в айко.
Быстрая проверка перед импортом:
· В файле есть реквизиты плательщика и получателя (наименование, ИНН, счёт).
· Суммы и даты операций корректны (дата операции и дата проводки).
· Файл не повреждён и корректно открывается в текстовом или табличном редакторе.
2. Как загрузить выписку в айко: шаги
Последовательность действий в айко Бэк Офис (iiko Back Office):
1. Предварительная настройка. Перейдите в Администрирование → Настройки торгового предприятия и проверьте, что в карточке организации указаны правильный ИНН и банковский счёт. Несовпадение приведёт к ошибкам при загрузке.
2. Открытие модуля загрузки. Перейдите в раздел Финансы → Загрузка банковской выписки.
3. Выбор и загрузка файла. Нажмите кнопку выбора файла (…) напротив поля Файл и укажите подготовленный файл. Нажмите Получить данные. Система проанализирует файл и отобразит список операций в виде таблицы.
4. Работа с опцией «Использовать дату операции».
o Если галочка установлена: тип операции (списание/поступление) определяется по полям ДатаСписано или ДатаПоступило в выписке. Дата проводки будет соответствовать дате фактической операции в банке.
o Если галочка снята: тип операции определяется по роли вашего юрлица в выписке (плательщик или получатель). Дата проводки будет взята из поля Дата выписки (дата платёжного поручения).
5. Заполнение полей таблицы. Просмотрите список операций. Поля с жёлтыми или красными индикаторами требуют заполнения.
o Контрагент айко: система пытается автоматически сопоставить контрагента по ИНН. Если совпадения нет, выберите контрагента вручную из справочника или создайте нового.
o № документа айко: если в назначении платежа в выписке указан номер документа (после символа «№»), система попытается найти его автоматически. В противном случае отобразится список неоплаченных документов по данному контрагенту. Для документов из закрытого периода используйте пункт контекстного меню «Загрузить документы из закрытого периода».
o Счет списания/поступления и Корр. счет: обычно заполняются системой автоматически на основе настроек предприятия или данных карточки контрагента. При необходимости их можно изменить вручную.
o 
o Торговое предприятие: заполняется автоматически, если указан документ iiko. В противном случае выберите подразделение вручную.
6. Распределение сумм. Если платеж покрывает несколько документов, используйте функцию «Распределить сумму по документам» из контекстного меню строки. Система предложит неоплаченные документы и распределит сумму, начиная с самого раннего.
7. Загрузка операций. Установите галочки в столбце Загрузить для нужных операций. Нажмите кнопку Загрузить в айко. Успешно загруженные операции будут отмечены зелёным шрифтом и значком в колонке Статус.
8. Проводки для выбранных документов программа создаст автоматически. Успешно проведенные документы помечаются в списке зеленым шрифтом и значком в колонке Статус.
9. Иногда при загрузке банковской выписки могут возникнуть ошибки. Как правило, они связаны с тем, что программа не может распознать какие-то данные из выписки и правильно представить их в таблице.
10. В этом случае «проблемной» ячейке таблицы возникает значок-индикатор. Если навести на него курсор мыши, то появится подсказка с описанием ошибки или предупреждения.
11. Чтобы успешно провести такие документы, необходимо устранить возникшую ошибку, как это описано ниже.
Совет: перед массовой загрузкой выполните тестовый импорт на 1-3 операциях, чтобы убедиться в корректности всех настроек и шаблонов.
3. Настройка правил для автоматизации
1. Автоматическое сопоставление контрагентов. Для ускорения работы убедитесь, что в карточках контрагентов в айко заполнен ИНН. Система использует его для автоматического сопоставления.
2. Массовое редактирование. При необходимости внести одинаковые изменения в несколько строк выделите их с помощью Ctrl или Shift, кликните правой кнопкой мыши и выберите Редактировать. В открывшемся окне измените параметры для всех выделенных записей сразу.
Если у вас возникли вопросы, всегда рады помочь! Оставьте заявку и мы свяжемся с вами и проконсультируем!