1) “План vs факт” простыми словами
План (по ТТК)
Это расчёт: сколько продукта должно уйти по рецептуре на основании:
- техкарт (закладка, выход, потери по рецепту);
- количества продаж;
- настроек списания “по продаже”.
План отвечает на вопрос: “Если готовили идеально и всё списывалось по рецепту — сколько бы ушло?”
Факт: Это то, что реально “съела кухня и склад”, учитывая:
- инвентаризации,
- списания (порча/пробники/пересорт/перелив),
- перемещения между складами,
- приходы/возвраты,
- ошибки в вводе и дисциплине.
Факт отвечает на вопрос:
“Сколько продукта реально исчезло из остатков за период — и почему?”
Почему факт корректнее: он включает всё, что обычно не любят считать: потери, пересорты, “чуть-чуть на пробу”, ошибки, недовложения и т.д.
2) Где в айко смотреть фактический расход и себестоимость
Названия разделов и отчётов немного отличаются в iikoOffice / iikoChain / iikoWeb, но логика везде одинаковая.
A) Отчёт об изменении себестоимости
- Необходимо проставить период (С какого по какое число просматриваем номенклатуру)
- Указать торговую точку (Если их несколько)
- При необходимости есть возможность проставить процент изменения себестоимости по модулю больше чем (указать необходимый %)
Важные поля, на которые смотреть:
- Себестоимость за единицу. Начало периода (Себестоимость номенклатуры на начало выбранного периода). Конец периода (Себестоимость номенклатуры на конец выбранного периода). Процент изменения (Процент изменения себестоимости за выбранный период) .
- Цена продажи. Начало периода (Стоимость продажи блюда на начало выбранного периода). Конец периода (Стоимость продажи блюда на конец выбранного периода). Процент изменения (Процент изменения стоимости блюда за выбранный период).
- Наценка. Начало периода (% наценки на начало выбранного периода). Конец периода (% наценки на конец выбранного периода). Процент изменения (Процент изменения % наценки блюда за выбранный период) .
Благодаря данному отчету можно отследить увеличение себестоимость и предпринять меры. (Пересмотреть ТТК, сменить поставщика для снижения себестоимости сырья, увеличить продажную стоимость блюда)
(B) Отчёт о прибылях и убытках
Указать необходимый период
Важные поля:
- Торговая выручка (Полная сумма продаж по выбранному периоду)
- Себестоимость (Себестоимость проданных блюд, коррекция отрицательных остатков, излишки и недостачи инвентаризации)
- Валовая прибыль
- Расходы (Списания, зарплата)
- Прочие расходы ( списания по прочим расходам)
- Бесплатная еда для сотрудников
- ИТОГО ЧИСТАЯ ПРИБЫЛЬ
На основании представленного отчета можно отследить распределение средств по следующим ключевым статьям: себестоимость реализованной продукции, списания, фонд оплаты труда, а также проанализировать показатели валовой и чистой прибыли.
C) OLAP отчет по продажам
Данный документ является одним из наиболее востребованных аналитических отчетов. Его ключевое преимущество заключается в модульной структуре, которая позволяет гибко настраивать состав данных, включая или исключая любые показатели, связанные с продажами, в соответствии с актуальными задачами анализа.
В левой части интерфейса расположены параметры фильтрации и группировки данных (блюдо, себестоимость, наценка, учетный день, тип транзакции и др.), которые используются для формирования структуры отчета. Последовательное добавление этих параметров позволяет конструировать произвольные аналитические запросы, охватывающие все аспекты продаж.
3) 7 причин расхождений между ТТК и фактом
1) Техкарты (ТТК) неточные или устарели
- Неверная закладка
- Изменили рецепт/поставщика — техкарту не обновили
- Не учтены технологические потери (усушка/ужарка/обрезь)
Проблема: план “красивый”, а факт стабильно выше.
2) Порции “по ощущениям”
Когда повар делает “чуть щедрее” или весы живут отдельно от кухни.
Проблема: расхождение по конкретным популярным позициям.
3) Потери/порча/пробники не отражаются корректно
Факт расхода увеличивается, но в системе это не раскладывается по причинам.
Проблема: высокие списания “без причины” или вообще без списаний, но остаток упал.
4) Инвентаризация проводится редко или “для галочки”
Инвентаризация — это момент истины, где факт догоняет учёт.
Проблема: до инвентаризации всё “почти сходится”, после — резкий скачок расхождений.
5) Перемещения между складами “не туда / не вовремя”
Особенно в точках с несколькими складами: бар/кухня/основной/производство/витрина.
Проблема: на одном складе постоянный минус, на другом — непонятный плюс.
6) Списания оформляют неверным документом или не на тот склад
Например, списали “на производство”, а нужно было “порча” (или наоборот). Или списали со склада “кухня”, хотя уход был с “основного”.
Проблема: причины потерь не читаются, управленка “врёт”, персонал “не понимает, что списывать”.
7) Закупочные цены/единицы измерения/поставщики
Если единицы (кг/шт/л), фасовка или коэффициенты пересчёта настроены криво, себестоимость будет плясать даже при идеальной дисциплине.
Проблема: в один день себестоимость норм, в другой — резко выше без видимых причин в продажах.
4) Алгоритм сверки: продукт → блюдо → смена/день → период
Это лучший способ не утонуть.
Шаг 1. Начинаем с продукта (самого “шумного”)
Выберите 3–5 ингредиентов, которые дают основную себестоимость (мясо, сыр, кофе, рыба, масло).
Проверьте за период:
- начальный/конечный остаток
- приход
- расход
- списания по причинам
- перемещения
Цель: понять — расход вырос из-за продаж или из-за “потерь/движений”.
Шаг 2. Привязываем продукт к блюдам
Дальше смотрим блюда, где этот продукт основной:
- продажи этих блюд
- плановый расход по ТТК (если выводится в отчёте/аналитике)
- фактические списания/корректировки
Цель: выяснить, “жрёт” ли продукт конкретное блюдо или утечки в процессе.
Шаг 3. Спускаемся на уровень дня/смены
Если расхождение заметное — дробим период: на дни, на смены.
Цель: найти “точку поломки”: конкретную дату/смену/сотрудника/поставку/инвентаризацию.
Шаг 4. Смотрим период целиком и фиксируем выводы
- что исправляем в техкартах
- что меняем в дисциплине (списания/перемещения)
- что переносим в регламент
5) Чек-лист внедрения контроля себестоимости
Роли и ответственность
Управляющий
- раз в неделю: контроль 5–10 ключевых продуктов (по алгоритму выше)
- контроль корректности причин списаний (порча/пробники/пересорт)
- контроль “перемещения только документами”
Шеф/старший смены
- соблюдение порций и рецептур
- фиксация потерь (чтобы факт был объяснимым)
- инициирование обновления ТТК при изменениях
Бухгалтер/финансист
- контроль корректности закупочных цен/единиц измерения
- контроль закрытия периода: приход/расход/инвентаризации оформлены
- сверка себестоимости и валовой прибыли
Калькулятор айко
- настройки складов/прав/причин списаний
- контроль, что документы нельзя “проводить как попало”
- аудит отчётов: чтобы данные собирались корректно
Еженедельный мини-контроль (30–45 минут)
- Топ-5 продуктов по расходу: план vs факт
- Списания: есть ли понятные причины (не “прочее” на всё)
- Перемещения: нет ли “гуляющих” складов
- 3 блюда-локомотива: маржа/себестоимость не поплыли
- 1–2 дня с аномалиями: что произошло и что меняем
Ежемесячное закрытие (1–2 часа)
- Инвентаризация проведена и расхождения разобраны
- Закупочные цены/единицы измерения проверены
- ТТК обновлены по изменениям рецептур/фасовок
- Сформирован короткий отчёт: что ухудшило food cost и что делаем в следующем месяце
Быстрая сводка
Если себестоимость “не сходится”, почти всегда помогает порядок действий:
- продукт (откуда реально ушло)
- блюдо (что должно было уйти по ТТК)
- день/смена (где именно сломалось)
- регламент (чтобы не повторялось)
Контроль остатков продукции по себестоимости является критически важной задачей. В системе Айко для этого предназначен специализированный раздел "Остатки на складах". Представленный в нём отчет отражает программные (учётные) остатки на выбранную дату. Для обеспечения достоверности данных рекомендуется проводить его анализ с периодичностью не реже одного раза в неделю. Это позволяет своевременно выявлять расхождения с фактическим наличием, проводить сверку и контролировать корректность учётной себестоимости.