Аренда и коммунальные платежи в iiko: как правильно отражать расходы

Аренда помещения, электроэнергия, вода, вывоз отходов, интернет и банковские комиссии не списываются со склада, но напрямую влияют на прибыль заведения. Если не заносить такие затраты в систему или учитывать их неправильно, отчёты iiko будут показывать завышенный финансовый результат.

При этом отражение расходов состоит не из одной операции. Важно разделять:

Разберём, как учитывать аренду помещения в айко, куда заносить коммунальные платежи в iiko и как проверить, что расходы корректно попали в финансовые отчёты.

Чем аренда и коммунальные платежи отличаются от складских расходов

Продукты, напитки, упаковка и хозяйственные товары могут учитываться как материальные запасы. Они приходуются на склад, а затем списываются при продаже, производстве или хозяйственном использовании.

Аренда и коммунальные платежи работают иначе. У заведения не появляется складской остаток электроэнергии, интернета или аренды помещения. Оно получает услугу, стоимость которой необходимо отнести на расходы определённого периода.

К таким затратам относятся:

Поэтому для них не следует создавать обычные приходные накладные на товар и тем более оприходовать условные единицы услуги на склад.

Как отражать расходы в айко

В финансовой подсистеме iiko используются план счетов, статьи движения денежных средств, взаиморасчёты с контрагентами и отчёты по доходам и расходам. Расходы на полученные услуги могут отражаться отдельным документом, после чего их суммы учитываются в отчёте о прибылях и убытках.

На практике операция обычно состоит из двух частей:

Например, арендодатель выставил счёт за июль на 150 000 рублей. Расход относится к июлю, даже если фактическая оплата прошла в конце июня или в начале августа.
Такое разделение необходимо, чтобы:

Какие статьи расходов создать в iiko

Перед внесением операций нужно продумать аналитику. Если все затраты относить на одну общую статью «Прочие расходы», отчёт формально сойдётся, но не даст полезной информации для управления рестораном.

Для регулярных затрат лучше предусмотреть отдельные статьи расходов iiko:

Излишняя детализация тоже может мешать. Например, небольшому кафе необязательно создавать отдельные статьи для холодной воды, горячей воды и водоотведения. Их можно объединить в одну статью «Водоснабжение».

Главный принцип: детализация должна помогать принимать решения.

Как учитывать аренду помещения в айко

Аренда относится к регулярным операционным расходам ресторана. Её желательно отражать ежемесячно, даже если договор предусматривает авансовую оплату или оплату сразу за несколько месяцев.

Шаг 1. Создайте или проверьте контрагента

В справочнике контрагентов должен быть указан арендодатель.

Проверьте:

Это позволит видеть задолженность именно перед конкретным арендодателем, а не относить все операции на абстрактного поставщика.

Шаг 2. Подготовьте статью расходов

Для аренды лучше использовать отдельную статью - аренда помещения.

Не стоит объединять её с коммунальными услугами, если собственнику важно анализировать постоянные расходы отдельно от затрат, зависящих от потребления.

Шаг 3. Зафиксируйте получение услуги

В конфигурациях, где доступен учёт услуг, расход оформляется документом приёма услуг. В официальной документации iiko такой документ создаётся в финансовом разделе, при этом в его шапке указывается организация, на которую относятся расходы.

В документе необходимо указать:

Названия полей и расположение разделов могут отличаться в зависимости от версии iiko, лицензии и настроек финансового учёта.

Шаг 4. Проведите документ

После проведения система должна:

Шаг 5. Отразите оплату

Оплата аренды фиксируется отдельно как движение денежных средств.

Нужно указать:

Если расход внесён, но оплата не привязана к нужному контрагенту или договору, задолженность может остаться незакрытой.

Как учитывать обеспечительный платёж

Обеспечительный платёж или депозит по договору аренды обычно не является расходом в момент перечисления. Это сумма, которую организация передаёт арендодателю на условиях возврата или будущего зачёта.

Поэтому его не следует сразу относить на статью «Аренда помещения».

Логика учёта обычно выглядит так:

Если сразу включить обеспечительный платёж в операционные расходы ресторана, прибыль периода окажется заниженной.

Что делать, если аренда оплачивается авансом

Например, 30 июня заведение перечислило аренду за июль.

В этом случае:

Если учитывать операцию только по дате банковского платежа, финансовый результат июня будет занижен, а июля — завышен.

Для управленческой отчётности особенно важно не смешивать дату оплаты и период, к которому относится услуга

Как отражать коммунальные платежи в iiko

Коммунальные платежи в iiko учитываются по той же общей логике, что и аренда: сначала признаётся услуга, затем отражается её оплата.

Шаг 1. Определите поставщика

Коммунальные услуги могут выставлять:

Если в одном счёте от арендодателя объединены аренда и коммунальные расходы, их всё равно желательно разделить на разные строки или статьи.

Шаг 2. Разделите расходы по видам

Например:

Это позволит увидеть, какие расходы растут быстрее остальных.

Шаг 3. Укажите правильный период

Коммунальный счёт часто поступает позже периода потребления. Например, акт за июнь может быть получен в июле.

Для управленческого анализа желательно относить расход к июню, если период ещё открыт и правила учёта компании это позволяют.

Если все коммунальные платежи отражать только по дате оплаты, сравнение месяцев будет искажено.

Шаг 4. Проверьте НДС

Суммы необходимо вносить в соответствии с первичными документами поставщика и настройками учёта конкретной организации.

Не следует вручную рассчитывать или менять НДС без сверки со счётом, актом или универсальным передаточным документом.

Нужно ли создавать номенклатуру для услуг

В конфигурациях iiko, где применяется документальный учёт полученных услуг, услуги могут быть выделены в отдельный вид номенклатуры. Официальная документация iiko указывает, что расходы на услуги и доходы от их оказания отражаются в отчёте о прибылях и убытках.

Можно создать позиции:

Но не стоит создавать отдельную позицию под каждый месяц или каждый счёт:

Период, номер документа и назначение лучше указывать в самом документе, договоре или комментарии. Справочник при таком подходе не будет разрастаться.

Как учитывать хозяйственные расходы в айко

Хозяйственные расходы могут учитываться по-разному в зависимости от того, что именно покупает заведение.

Материальные хозяйственные товары

Если приобретаются физические товары, которые необходимо контролировать по количеству, их можно учитывать через склад:

Такие позиции приходуются, а затем списываются на хозяйственные нужды.

Услуги

Если речь идёт о клининге, дезинсекции, вывозе отходов или обслуживании оборудования, складской остаток не возникает. Такие затраты относятся к услугам.

Малоценные покупки без количественного контроля

Некоторые небольшие покупки организация может сразу относить на расходы, если нет необходимости отслеживать их остаток.

Конкретная методика зависит от внутренних правил управленческого учёта. Главное — применять её последовательно, а не приходовать одинаковые покупки разными способами каждый месяц.

Как учитывать услуги банка в iiko

К банковским расходам относятся:

Услуги банка в iiko желательно разделять как минимум на две статьи:

Это связано с тем, что комиссия за эквайринг напрямую зависит от оборота по банковским картам, а расчётно-кассовое обслуживание обычно является постоянным или условно постоянным расходом.

Пример

По банковским картам за день прошло 100 000 рублей. Банк перечислил на расчётный счёт 98 000 рублей, удержав комиссию 2 000 рублей.

В управленческом учёте необходимо отразить:

Нельзя считать, что выручка составила только 98 000 рублей. Иначе будут искажены продажи, банковские поступления и размер расходов.

Статья расходов и статья движения денежных средств — не одно и то же

Это одно из самых частых мест, где возникает путаница.

Статья расходов

Показывает экономический смысл затраты и участвует в анализе прибыли:

Статья движения денежных средств

Показывает, на что фактически были перечислены деньги:

Один показатель отвечает на вопрос:

На что компания понесла расход?

Другой:

Куда ушли деньги?

Отчёт о движении денежных средств используется для контроля и планирования поступлений и выплат, тогда как отчёт о прибылях и убытках показывает доходы и расходы компании.

Эти отчёты не обязаны совпадать за один месяц.

Пример учёта расходов за месяц

Предположим, в июле ресторан получил:

Общая сумма операционных расходов:

150 000 + 55 000 + 12 000 + 4 000 + 8 000 + 3 000 + 32 000 = 264 000 рублей.

В отчёте о прибылях и убытках расходы должны быть распределены по статьям, а не показаны одной строкой «Прочее».

Тогда собственник сможет увидеть, что:

Такой отчёт уже позволяет анализировать причины роста затрат.

Что проверить после внесения расходов

После отражения аренды, коммунальных услуг и других операций нужно проверить не только наличие самого документа.

1. Период расхода

Убедитесь, что сумма попала в тот месяц, к которому относится услуга.

2. Организацию

В сетевой или многопроектной базе расход может быть случайно отнесён не на то юридическое лицо или подразделение.

3. Контрагента и договор

Неверный договор приводит к расхождениям во взаиморасчётах и незакрытой задолженности.

4. Статью расходов

Если аренда попала в «Прочие расходы», аналитика будет недостаточно точной.

5. Счёт затрат

Проверьте, что выбран расходный счёт, а не актив, аванс или взаиморасчётный счёт.

6. Оплату

Сравните сумму расхода с платежом по банковской выписке или кассе.

7. Задолженность

После оплаты долг перед поставщиком должен уменьшиться или закрыться.

8. Отчёт о прибылях и убытках

Постройте отчёт за нужный период и найдите внесённую сумму в соответствующей статье. В iiko отчёт может показывать доходы и расходы в разрезе настроенных статей и выбранных аналитик.

9. Отчёт о движении денежных средств

Проверьте дату и источник фактической оплаты.

Частые ошибки

Аренду вносят как товарную накладную

В результате в системе появляется фиктивный складской остаток. Аренда является услугой, а не запасом.

Учитывают только оплату

Деньги ушли со счёта, но расход не был корректно признан. Из-за этого отчёт о движении денег изменился, а прибыль могла остаться завышенной.

Расход внесён, но оплата не привязана к поставщику

В системе продолжает отображаться задолженность, хотя деньги уже перечислены.

Все операции относятся на «Прочие расходы»

Общий итог может быть правильным, но невозможно понять, сколько ресторан тратит на аренду, коммунальные услуги, банк или обслуживание.

Аванс сразу признаётся расходом

Прибыль одного периода занижается, а следующего — завышается.

Комиссия эквайринга уменьшает выручку

В отчёте нужно показывать полную выручку и отдельно расход на комиссию банка.

Один расход учитывается дважды

Например, комиссия уже автоматически загружена из банковской выписки, а пользователь дополнительно внёс её вручную.

Частые вопросы

Как учитывать аренду помещения в айко?

Аренду необходимо отражать как полученную услугу или финансовый расход соответствующего периода. Отдельно регистрируется оплата арендодателю. Конкретный документ зависит от версии и конфигурации iiko.

Где учитывать коммунальные платежи в iiko?

Коммунальные платежи относятся на заранее настроенные статьи расходов: электроэнергия, вода, отопление, газ или общая статья «Коммунальные услуги». Оплату нужно связать с поставщиком и банковским либо кассовым счётом.

Можно ли учитывать аренду через приходную накладную?

Приходная накладная предназначена прежде всего для поступления материальных ценностей. Для аренды и других нематериальных услуг следует использовать финансовый учёт услуг или другой предусмотренный конфигурацией документ расходов.

Как отражать хозяйственные расходы в айко?

Физические товары можно приходовать и списывать через склад. Клининг, обслуживание, вывоз отходов и другие нематериальные услуги отражаются как расходы на услуги.

Как учитывать услуги банка в iiko?

Банковские комиссии заносятся на отдельные статьи расходов. Комиссию за эквайринг желательно учитывать отдельно от абонентской платы и расчётно-кассового обслуживания.

Почему расход не попал в отчёт о прибылях и убытках?

Причиной может быть неправильная дата, непроведённый документ, неверная статья или счёт, другая организация либо использование операции, отражающей только движение денег.

Почему после оплаты остаётся долг перед поставщиком?

Обычно платёж не связан с нужным контрагентом, договором или документом. Также возможны разные организации, валюты, счета взаиморасчётов или даты.

Когда нужна проверка финансового учёта

Если в системе отражена выручка и складской учёт, но аренда, коммунальные платежи и услуги заносятся нерегулярно, отчёт о прибыли не показывает реальный результат бизнеса.

Особенно полезно провести аудит, если:

Специалисты Ресто Линк помогут настроить статьи расходов iiko, счета, контрагентов и порядок внесения операций. Также проверим, как в системе отражаются аренда, коммунальные платежи, хозяйственные расходы и услуги банка, и настроим отчёты так, чтобы собственник видел реальную прибыль каждого заведения.

Перезвоните мне